Professional Email တစ်ခုဘယ်လိုရေးမလဲ

နေရာတစ်ကာမှာ Email နဲ့အလုပ်လုပ်နေရတဲ့ ခေတ်ကြီးမှာ Professional Email တစ်စောင်တော့ ရေးတတ်ဖို့လိုပါမယ်။ တစ်ကယ်လို့ Email ပို့တဲ့နေရာမှာ သေချာမပို့တတ်ရင်် အလုပ်လျောက်တဲ့အခါမျိုး Project လိုက်တဲ့အခါမျိုးတွေမှာ အဆင်မပြောတာတွေဖြစ်တတ်ပါတယ်။ ဒါ့ကြောင့် Email ရေးတဲ့အခါ သတိပြုသင့်တဲ့ အချက်လေးတွေကို ပြောပြပေးပါ့မယ်

၁. Subject Line ကိုသေသေချာချာရွေးပြီးမှ ရေးပါ
အလုပ်နဲ့ပဲဖြစ်ဖြစ်၊ တစ်ခြား အကြောင်းအရာ ဘယ်ဟာနဲ့မဆို Email ပို့တော့မယ်ဆိုရင် ဒီအတိုင်း ခေါင်းစဥ်မထည့်ပဲ ပို့တာမျိုးမလုပ်ပါနဲ့။ တိကျသေချာ ရှင်းလင်းတဲ့ ခေါင်းစဥ်တစ်ခု ထည့်ပို့ပေးပါ။ Subject က ကိုရေးမယ့်အကြောင်းအရာကို အတိုချုပ်ပြီး ဖော်ပြနိုင်ဖို့လည်း လိုအပ်ပါတယ်။ ရှုပ်ရှက်ခက်နေတဲ့ Inbox ထဲမှာ Subject Line ရှင်းရှင်းလေးက ကိုယ့် Email ကို Stand Out ဖြစ်နေစေမှာပါ။

၂. ကိုယ်ပို့မယ့် Mail လက်ခံသူကို နာမ်စားမှန်အောင်သုံးပါ
သူငယ်ချင်းအချင်းချင်း ပို့တဲ့ Email မှာ "ဟေး", "ဟရောင်" သုံးလို့ရပေမယ့် အလုပ်Email တွေမှာတော့ Professional Tone ကိုဖြစ်အောင်သုံးရပါမယ်။ " Dear" တို့လိုမျိုးတွေက အရမ်း Formal ဆန်လွန်းတယ်ဆိုရင် ပုံမှန် "Hi", " Hello" တို့လိုမျိုး သုံးတာအဆင်အပြေဆုံးပါ

၃. လိုရင်းတိုရှင်းဖြစ်အောင်ရေးပါ
ကိုယ်အလုပ်လျှောက်လွှာကို ကြည့်မယ်သူပဲဖြစ်ဖြစ်၊ တစ်ခြား Business နဲ့ပဲဖြစ်ဖြစ် Email ကနေတစ်ဆင့်ပြောကြဆိုကြတော့မယ်ဆိုရင် စာကို လိုတိုရှင်းပဲရေးကြပါ။ တစ်ဖက်လူမှာ Mail တွေကကိုယ့်တစ်စောင်တည်းမဟုတ်သလို၊ Email နဲ့အလုပ်လုပ်ကြတဲ့ခေတ်မှာ Email Inbox ကရှုပ်ရှက်ခက်နေနိုင်တာမို့ ပြောချင်တာကို လိုတိုရှင်းရေးနိုင်လေပိုကောင်းလေပါပဲ။

၄. ဖတ်လို့လွယ်အောင် မျက်စိရှင်းအောင်ရေးပါ
မလိုအပ်ပဲစာပိုက်တွေခွဲတာ၊ Notation တွေအများကြီးထည့်တာမျိုးမလုပ်ပဲ စာပိုဒ်တွေကို လိုအပ်သလိုခွဲပြီး ရှင်းရှင်းလင်းလင်း ဖြစ်အောင်ရေးနိုင်လေ ကောင်းလေပါပဲ။

၅. ဗန်းစကားတွေမသုံးပါနဲ့
Professional Email တွေရေးမယ်ဆိုရင် Formal ကျတဲ့အသုံးတွေနဲ့ ရေးတတ်ဖို့လိုပါတယ်။ ဗန်းစကားတွေ၊ Emoji တွေသုံးတာမျိုးကို အတတ်နိုင်ဆုံးရှောင်စေချင်ပါတယ်။ ရွေးတဲ့စာသားအပြင်် စာလုံးဒီဇိုင်း၊ ဖောင့်ကာလာကအစ ဂရုစိုက်စေချင်ပါတယ်။

၆. ကျေးဇူးတင်ကြောင်းပြပါ
အလုပ်တွေရှုပ်နေတဲ့ကြားက ကိုယ့် Email ကိုအချိန်ပေးဖတ်ပေးလို့ ကျေးဇူးတင်ကြောင်း ပြတဲ့လေသံပေါက်အောင်ရေးပါ။ Email နောက်ဆုံးပြီးခါနီးမှာ နွေးထွေးတဲ့လေသံပေါက်အောင် ရေးပေးပါ

၇. ကိုယ်ပိုင်ဟန်ရှိပါစေ
Email ရေးတဲ့အခါမှာလည်း ကိုယ်ပိုင်ဟန်ရှိဖို့လိုအပ်ပါတယ်။ Email Template Sample တွေရှိပါတယ်။ ကိုယ်ပိုင်တစ်ခုလောက် ရှာပြီး အမြဲသုံးသင့်ပါတယ်။

၈. Email ကိုပြန်ဖတ်ဖို့မပျင်းပါနဲ့
Email မှာ စကားလုံးပေါင်းမှားတာတွေ၊ Typo မှားတာတွေရှိတတ်တာမို့ပြန်စစ်ဖို့ မပျင်းပါနဲ့။ Grammerly လိုမျိုး Website တွေမှာ ပြန်စစ်လို့လည်းရပါတယ််။

၉. အပိတ်မှာ ကျေးဇူးတင်ကြောင်းနဲ့ လက်မှတ်ထိုးဖို့မမေ့ပါနဲ့
" Best regards" , "Thank You" စတဲ့ သင့်တော်တဲ့ အပိတ်လေးတွေသုံးပေးဖို့လည်း လိုပါတယ်။ ဒါပြီးရင်တော့ နာမည်အတိုကောက်သုံးတာဖြစ်ဖြစ်၊ E-signature တစ်ခုခုထိုးပေးဖို့လည်း အကြံပေးချင်ပါတယ်။

၁၀. Email ထွက်တာသေချာလား ပြန်စစ်ပါ
တစ်ကယ်လို့ Email လိပ်စာမှားနေရင်လည်း ပြဿနာရှိနိုင်တာမို့ ပို့ပြီးတိုင်း Email ကောင်းကောင်းမွန်မွန်ထွက်သွားလားဆိုတာ သေချာပြန်စစ်သင့်ပါတယ်။